Bộ thuật ngữ XNK cần biết đầu tiên cho người mới
Danh sách thuật ngữ xuất nhập khẩu cơ bản nhất, giải thích theo ngữ cảnh dễ hiểu để người mới đọc email và chứng từ không bị lạc.
Đừng học thuật ngữ như học từ vựng rời rạc
Người mới thường mở một danh sách thuật ngữ rất dài rồi cố học thuộc. Cách đó dễ nản. Với XNK, một thuật ngữ chỉ thật sự có nghĩa khi đặt trong tình huống. ETA là ngày dự kiến hàng đến, nhưng bạn cần biết nó dùng để chuẩn bị thông quan, kho, xe, thanh toán phí và nhận hàng. Payment term là điều khoản thanh toán, nhưng phải đọc cùng Incoterms, chứng từ và điều kiện release.
Bài này không thay thế từ điển đầy đủ. Nó là bộ từ đầu tiên cần biết để bạn đọc được một email thương vụ ở mức cơ bản.
Bảng viết tắt cần học kèm cụm gốc
| Viết tắt | Cụm tiếng Anh gốc | Nghĩa tiếng Việt | Dùng ở đâu |
|---|---|---|---|
| RFQ | Request for Quotation | Yêu cầu báo giá | Buyer gửi để hỏi giá, quy cách, điều kiện bán |
| PI | Proforma Invoice | Hóa đơn chiếu lệ | Seller phát hành để xác nhận đơn, đặt cọc, mở L/C |
| PO | Purchase Order | Đơn đặt hàng | Buyer xác nhận ý định mua theo điều kiện đã thống nhất |
| MOQ | Minimum Order Quantity | Số lượng đặt tối thiểu | Dùng khi báo giá, sản xuất, đàm phán đơn nhỏ |
| FOB | Free On Board | Giao hàng lên tàu tại cảng xếp | Incoterms đường biển, cần ghi kèm cảng xếp |
| CIF | Cost, Insurance and Freight | Tiền hàng, bảo hiểm và cước tới cảng đến | Seller trả cước và mua bảo hiểm, nhưng cần hiểu điểm chuyển rủi ro |
| DAP | Delivered at Place | Giao tại nơi đến | Seller lo vận chuyển đến điểm đích đã nêu |
| ETD | Estimated Time of Departure | Ngày dự kiến tàu/chuyến đi | Theo dõi lịch xuất hàng và deadline chứng từ |
| ETA | Estimated Time of Arrival | Ngày dự kiến tàu/chuyến đến | Chuẩn bị thông quan, kho, xe, thanh toán phí đầu nhập |
| B/L | Bill of Lading | Vận đơn đường biển | Chứng từ vận tải, liên quan quyền nhận hàng |
| C/O | Certificate of Origin | Chứng nhận xuất xứ | Có thể dùng để hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu |
| T/T | Telegraphic Transfer | Chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng | Điều khoản thanh toán đơn giản nhưng phải ghi rõ mốc trả |
| L/C | Letter of Credit | Thư tín dụng chứng từ | Ngân hàng thanh toán khi bộ chứng từ phù hợp |
| HS | Harmonized System | Hệ thống mã hàng hóa hài hòa | Nền tảng để phân loại hàng, thuế, chính sách quản lý |
Nhóm thuật ngữ về thương vụ
| Thuật ngữ | Hiểu đơn giản | Cần nhớ |
|---|---|---|
| Inquiry | Buyer hỏi hàng | Chưa chắc là đơn hàng thật |
| RFQ | Yêu cầu báo giá | Cần đủ spec, số lượng, điều kiện |
| Quotation | Báo giá | Phải có giá, tiền tệ, Incoterms, hiệu lực |
| Proforma Invoice | PI, hóa đơn chiếu lệ | Dùng để xác nhận đơn, đặt cọc, mở L/C |
| Sales Contract | Hợp đồng mua bán | Khóa điều khoản chính |
| Purchase Order | PO, đơn đặt hàng | Cần đối chiếu với PI/hợp đồng |
| MOQ | Số lượng tối thiểu | Ảnh hưởng giá, sản xuất, logistics |
| Lead time | Thời gian chuẩn bị/giao hàng | Cần biết tính từ ngày nào |
Nhóm thuật ngữ về giao hàng
| Thuật ngữ | Hiểu đơn giản | Cần nhớ |
|---|---|---|
| Incoterms | Quy tắc chia trách nhiệm giao hàng | Phải ghi điều kiện và địa điểm |
| FOB | Seller giao hàng lên tàu tại cảng xếp | Hay dùng hàng biển, cần cẩn trọng với container |
| CIF | Seller trả cước và mua bảo hiểm tới cảng đến | Rủi ro có thể chuyển từ cảng xếp |
| DAP | Seller giao đến nơi đến, buyer thường làm nhập khẩu | Cần hiểu phí đầu nhập |
| Booking | Đặt chỗ vận chuyển | Có lịch, cut-off, vessel/voyage |
| ETD | Ngày dự kiến tàu đi | Có thể thay đổi |
| ETA | Ngày dự kiến tàu đến | Dùng để chuẩn bị đầu nhập |
| Cut-off | Hạn chót cho một việc logistics | Trễ có thể rớt tàu |
Nhóm thuật ngữ về chứng từ và tiền
| Thuật ngữ | Hiểu đơn giản | Cần nhớ |
|---|---|---|
| Commercial Invoice | Hóa đơn thương mại | Căn cứ giá trị, thanh toán, hải quan |
| Packing List | Phiếu đóng gói | Số kiện, trọng lượng, quy cách đóng |
| B/L | Vận đơn đường biển | Liên quan vận tải và quyền nhận hàng |
| C/O | Chứng nhận xuất xứ | Có thể dùng để hưởng ưu đãi thuế |
| T/T | Chuyển tiền ngân hàng | Phải ghi tỷ lệ và thời điểm trả |
| L/C | Thư tín dụng | Ngân hàng kiểm chứng từ |
| Deposit | Tiền đặt cọc | Thường trả trước khi sản xuất/giao |
| Balance | Phần tiền còn lại | Cần kiểm trước khi release nếu thỏa thuận vậy |
Cách ghi glossary cá nhân
Đừng chỉ ghi “B/L = vận đơn”. Hãy ghi theo cấu trúc:
- Term: B/L.
- Nghĩa ngắn: vận đơn đường biển.
- Dùng ở đâu: logistics, chứng từ, thanh toán.
- Rủi ro nếu sai: buyer không nhận hàng, ngân hàng từ chối, release sai.
- Câu hỏi cần hỏi: original hay telex release, consignee là ai, freight prepaid hay collect.
Khi học 30 thuật ngữ đầu tiên theo cách này, bạn sẽ hiểu nhanh hơn nhiều so với học thuộc 200 từ.
Checklist học thuật ngữ
- Mỗi ngày chỉ học 5-7 thuật ngữ.
- Mỗi thuật ngữ phải có ví dụ.
- Thuật ngữ nào liên quan tiền hoặc quyền nhận hàng thì đánh dấu rủi ro cao.
- Thuật ngữ nào liên quan hải quan, thuế, giấy phép thì không tự chốt.
- Định kỳ nhóm lại theo dòng việc: sales, logistics, chứng từ, thanh toán, hải quan.
Prompt AI giải thích thuật ngữ
Hãy giải thích thuật ngữ XNK dưới đây cho người mới.
Output gồm: nghĩa ngắn, ví dụ, dùng ở bước nào, rủi ro nếu hiểu sai, 3 câu hỏi cần hỏi thêm.
Thuật ngữ: [dán thuật ngữ]Lỗi thường gặp
- Dịch từng chữ nhưng không hiểu ngữ cảnh.
- Nghĩ một thuật ngữ có nghĩa giống nhau trong mọi chứng từ.
- Học Incoterms nhưng không ghi địa điểm cụ thể.
- Học payment term nhưng không hỏi điều kiện release.
- Không cập nhật glossary khi gặp case thật.
Bài tiếp theo nên đọc
Sau khi nắm từ nền, hãy học cách đọc một báo giá và PI đơn giản. Đây là nơi nhiều thuật ngữ xuất hiện cùng nhau lần đầu.