Commercial Invoice: chứng từ xương sống của bộ hồ sơ XNK
Cách lập và kiểm commercial invoice theo hợp đồng, Incoterms, L/C, trị giá, số lượng, mô tả hàng và các lỗi thường gặp.
Commercial invoice dùng để làm gì
Commercial invoice là chứng từ thương mại thể hiện giao dịch mua bán: ai bán, ai mua, hàng gì, số lượng bao nhiêu, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán. Đây thường là chứng từ xương sống vì nhiều chứng từ khác phải khớp với invoice.
Invoice được dùng cho thanh toán, khai hải quan, xác định trị giá tính thuế, đối chiếu hợp đồng, xin C/O và làm căn cứ cho buyer nhận hàng.
Các trường cần có
| Trường | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Invoice number/date | Số và ngày invoice, không trùng sai hoặc dùng nhầm lô |
| Seller/exporter | Tên, địa chỉ, mã số thuế nếu cần |
| Buyer/importer | Theo hợp đồng, PI hoặc L/C |
| Consignee/notify | Nếu có, phải khớp B/L hoặc yêu cầu buyer |
| Description of goods | Mô tả hàng thống nhất với hợp đồng/L/C/B/L/C/O |
| Quantity/unit | Số lượng và đơn vị đo |
| Unit price/amount | Đơn giá, thành tiền, currency |
| Incoterms | Điều kiện và địa điểm cụ thể, ví dụ FOB Cat Lai Port - Incoterms 2020 |
| Payment term | T/T, L/C, D/P, D/A hoặc điều kiện đã thỏa thuận |
| Country of origin | Nếu cần cho buyer/C/O/hải quan |
| Signature/stamp | Theo yêu cầu hợp đồng, ngân hàng hoặc buyer |
Invoice phải khớp với gì
| Đối chiếu với | Điểm cần khớp |
|---|---|
| Contract/PI | Buyer, seller, hàng hóa, giá, payment term, Incoterms |
| Packing List | Số lượng, đơn vị, mô tả hàng, số kiện nếu thể hiện |
| B/L/AWB | Shipper/consignee nếu liên quan, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng |
| C/O | Số invoice, ngày invoice, mô tả hàng, xuất xứ, HS code nếu có |
| L/C | Wording, số bản, beneficiary/applicant, description, amount, shipment terms |
| Tờ khai | Trị giá, currency, điều kiện giao hàng, mã hàng |
Với L/C cần cẩn trọng hơn
Nếu thanh toán bằng L/C, invoice phải bám sát wording của L/C. Không nên tự diễn giải mô tả hàng theo cách “gần đúng”. Một từ khác, thiếu số bản, thiếu chữ ký hoặc sai currency đều có thể thành discrepancy.
Nguyên tắc thực dụng: copy đúng phần mô tả hàng và các yêu cầu quan trọng từ L/C vào invoice, sau đó kiểm lại xem có mâu thuẫn với hàng thực tế và các chứng từ khác không.
Checklist trước khi phát hành invoice
- Invoice number/date đúng với lô hàng.
- Seller và buyer đúng pháp nhân.
- Currency và tổng tiền tính đúng.
- Incoterms có địa điểm cụ thể.
- Mô tả hàng không mâu thuẫn với packing list, B/L, C/O.
- Số lượng và đơn vị đo khớp hợp đồng.
- Nếu có discount, sample, free of charge item thì thể hiện rõ để tránh vướng trị giá hải quan.
- Nếu dùng cho L/C, đã đối chiếu từng yêu cầu chứng từ.
Prompt AI soát invoice
Bạn là chuyên viên chứng từ xuất khẩu.
Hãy soát commercial invoice dưới đây với hợp đồng/PI/L/C và packing list.
Trả kết quả theo bảng: trường thông tin, dữ liệu trên invoice, dữ liệu đối chiếu, đánh giá, hành động cần làm.
Không tự sửa nếu thiếu căn cứ, hãy đặt câu hỏi cần xác nhận.Lỗi thường gặp
- Sai đơn giá nhân số lượng, lệch tổng tiền.
- Ghi Incoterms thiếu địa điểm cụ thể.
- Mô tả hàng trên invoice khác L/C hoặc khác C/O.
- Dùng tên buyer viết tắt, không khớp hợp đồng/L/C.
- Quên thể hiện phí freight/insurance khi điều kiện giá cần tách rõ.
- Dùng invoice proforma thay cho commercial invoice khi hồ sơ yêu cầu chứng từ thương mại chính thức.