Booking và Shipping Instruction: từ lệnh giao hàng đến draft B/L

Quy trình làm booking, gửi SI, kiểm draft B/L và các điểm cần khớp giữa sales, forwarder, hãng tàu và bộ chứng từ.

Booking và SI là gì

Booking là việc đặt chỗ vận chuyển với hãng tàu, airline hoặc forwarder. Shipping Instruction, thường gọi là SI, là chỉ dẫn thông tin để hãng tàu/forwarder phát hành draft B/L hoặc AWB.

Nếu booking và SI sai, lỗi thường lan sang B/L, C/O, invoice, packing list và cả quá trình nhận hàng ở đầu nhập. Vì vậy, logistics không nên được xem là việc riêng của forwarder. Doanh nghiệp cần có checklist nội bộ để kiểm trước khi xác nhận.

Input cần có trước khi booking

Shipper/seller và consignee/buyer dự kiến.
Notify party nếu có.
Incoterms và trách nhiệm booking thuộc ai.
Port of loading, port of discharge, place of delivery nếu có.
Tên hàng, HS code dự kiến, hàng nguy hiểm hay không.
Số lượng, số kiện, gross weight, net weight, CBM.
Loại container hoặc phương thức vận tải.
Ready date, target ETD/ETA.
Yêu cầu đặc biệt: temperature, fumigation, pallet, insurance, certificate.

Quy trình booking cơ bản

Xác nhận hàng sẵn sàng và deadline giao hàng.
Kiểm Incoterms để biết bên nào chịu trách nhiệm book cước.
Gửi yêu cầu booking cho forwarder/hãng tàu.
So sánh schedule, transit time, free time, cước và local charges.
Chọn booking và lưu booking confirmation.
Theo dõi cut-off, SI cut-off, VGM cut-off, CY/CFS closing.
Gửi SI đúng hạn.
Kiểm draft B/L.
Xác nhận phát hành B/L sau khi các trường chính đã đúng.

Shipping Instruction cần có gì

Trường	Cần kiểm
Shipper	Đúng pháp nhân xuất khẩu hoặc theo L/C
Consignee	Theo buyer/hợp đồng/L/C, tránh ghi sai
Notify party	Đúng người nhận thông báo
Vessel/voyage	Khớp booking
POL/POD	Đúng cảng, đúng spelling
Place of receipt/delivery	Nếu dùng vận tải đa phương thức
Goods description	Khớp invoice/packing list/L/C nếu có
Package/GW/measurement	Khớp packing list
Freight term	Prepaid/collect đúng với Incoterms/payment
B/L type	Original, sea waybill, telex release/surrender nếu có

Checklist kiểm draft B/L

Shipper, consignee, notify party đúng chưa?
Tên tàu, voyage, POL, POD đúng booking chưa?
Mô tả hàng có khớp invoice/packing list/L/C không?
Số container, seal, số kiện, GW, CBM đúng chưa?
Freight prepaid/collect có đúng Incoterms và thỏa thuận không?
On board date có phù hợp latest shipment date nếu L/C không?
Số bản gốc B/L và loại release đã đúng chưa?
Có clause lạ hoặc spelling sai tên công ty/cảng không?

Case SI gửi đúng hạn nhưng vẫn sai B/L

Đội logistics gửi SI đúng cut-off, nhưng SI dùng mô tả hàng theo booking ban đầu. Sau đó sales và buyer thống nhất đổi mô tả invoice để phù hợp L/C, nhưng không cập nhật lại SI. Forwarder phát draft B/L theo mô tả cũ, đến khi chứng từ gần xuất trình mới phát hiện lệch L/C.

Bài học: SI không chỉ là một form gửi cho forwarder. SI là cầu nối giữa booking, invoice, packing list, L/C và yêu cầu buyer. Nếu có thay đổi mô tả hàng, consignee, notify, freight term, B/L type hoặc release instruction, phải cập nhật SI và yêu cầu forwarder xác nhận lại bằng email.

Bảng owner dữ liệu trước khi gửi SI

Dữ liệu	Owner xác nhận
Shipper/exporter	Chứng từ/sales admin
Consignee/notify	Buyer/sales/chứng từ
Description of goods	Sales + chứng từ + L/C nếu có
Package/GW/CBM	Kho/sản xuất/chứng từ
Container/seal	Logistics/kho sau khi đóng
Freight term	Sales/logistics theo Incoterms
B/L type/release	Sales/finance/chứng từ theo payment

AI hỗ trợ được gì

AI có thể tạo checklist SI từ booking, so sánh draft B/L với invoice/packing list dạng text, phát hiện trường thiếu và soạn email yêu cầu forwarder sửa draft. AI không nên tự xác nhận B/L cuối cùng nếu chưa có người chứng từ/logistics kiểm.

Prompt mẫu

Bạn là trợ lý logistics xuất khẩu. Hãy so sánh thông tin booking/SI/draft B/L dưới đây.

Output:
- Bảng trường thông tin chính
- Điểm khớp và không khớp
- Rủi ro nếu giữ nguyên
- Email ngắn gửi forwarder yêu cầu sửa
- Phần cần người phụ trách chứng từ kiểm cuối

Không tự sửa dữ liệu nếu không có căn cứ từ input.

Lỗi thường gặp

Gửi SI trễ, bị hãng tàu phạt hoặc rớt lịch phát hành B/L.
Copy SI lô cũ, giữ nhầm consignee, notify hoặc cảng.
Freight prepaid/collect không khớp Incoterms.
Mô tả hàng trên B/L khác invoice/C/O.
Không kiểm on board date trong lô thanh toán bằng L/C.