Đọc một báo giá và Proforma Invoice đơn giản

Hướng dẫn người mới đọc quotation và Proforma Invoice theo hàng hóa, giá, Incoterms, thanh toán, giao hàng và chứng từ.

Vì sao nên học đọc báo giá sớm

Báo giá và Proforma Invoice là nơi thương vụ bắt đầu trở nên cụ thể. Trước đó buyer có thể chỉ hỏi chung: giá bao nhiêu, có hàng không, gửi catalogue được không. Khi báo giá hoặc PI xuất hiện, các điều kiện quan trọng bắt đầu được ghi lại: sản phẩm, số lượng, đơn giá, tiền tệ, Incoterms, cảng, thời gian giao hàng, thanh toán và chứng từ.

Nếu người mới đọc PI chỉ để xem tổng tiền, sẽ bỏ sót nhiều rủi ro. Một PI thiếu địa điểm Incoterms, payment term mơ hồ hoặc mô tả hàng quá chung có thể kéo theo lỗi chứng từ và tranh chấp sau này.

Các phần cần đọc theo thứ tự

Phần	Câu hỏi cần hỏi	Ví dụ
Hai bên	Seller/buyer đúng pháp nhân chưa	Tên công ty, địa chỉ, tax code
Hàng hóa	Hàng gì, quy cách nào	Product, grade, model, spec
Số lượng	Bao nhiêu, đơn vị gì	1 x 20GP, 10 MT, 1,000 cartons
Giá	Đơn giá, tổng tiền, tiền tệ	USD/MT, total amount
Incoterms	Điều kiện và địa điểm nào	FOB Cat Lai, CIF Yokohama
Giao hàng	Khi nào giao, đi từ đâu đến đâu	Lead time, POL, POD
Thanh toán	Trả bao nhiêu, khi nào, bằng cách nào	30% deposit, 70% before release
Chứng từ	Seller cung cấp giấy tờ nào	Invoice, PL, B/L, C/O
Hiệu lực	Báo giá còn hạn đến khi nào	Valid until date

Cách đọc không bị sót

Hãy đọc PI từ trên xuống, nhưng ghi chú theo nhóm. Một PI đẹp mắt chưa chắc đủ dữ liệu. Một PI đơn giản nhưng ghi rõ điều kiện có thể dễ vận hành hơn.

Khi gặp giá, đừng chỉ nhìn con số. Hãy hỏi giá này đã bao gồm gì. Nếu là FOB, seller chịu đến đâu? Nếu là CIF, cước và bảo hiểm đến cảng nào? Nếu là DAP, phí đầu nhập và dỡ hàng ai chịu? Nếu payment ghi T/T, hãy hỏi tỷ lệ và mốc thanh toán cụ thể. Nếu ghi before shipment, khác với before release.

Ví dụ đọc một dòng hàng

Một dòng PI ghi:

Product: Roasted cashew kernels WW320
Quantity: 1 x 20' FCL
Price: USD 6,000/MT CIF Hamburg Port, Incoterms 2020
Payment: 30% deposit, 70% against copy B/L
Shipment: within 25 days after deposit

Người mới nên rút ra:

Hàng là hạt điều rang, quy cách WW320.
Số lượng theo container, nhưng cần biết trọng lượng thực tế.
Giá theo CIF Hamburg, seller trả cước và mua bảo hiểm tới cảng Hamburg.
Payment gồm deposit và balance theo copy B/L, cần hiểu khi nào release chứng từ.
Shipment tính từ ngày nhận deposit, không phải từ ngày ký PI.

Checklist trước khi chuyển PI cho bộ phận khác

Seller/buyer đúng tên pháp nhân.
Mô tả hàng đủ để về sau lập invoice, packing list và C/O.
Quantity và unit rõ.
Giá có currency, Incoterms, địa điểm.
Payment term đủ tỷ lệ và mốc thanh toán.
Shipment schedule hoặc lead time rõ cách tính.
Chứng từ cam kết có làm được.
PI number, date và validity có đủ.
Điều gì chưa chắc đã được đánh dấu để hỏi lại.

Prompt AI kiểm PI cho người mới

Bạn là trợ lý đọc Proforma Invoice cho người mới học XNK.
Hãy kiểm PI dưới đây theo nhóm: hai bên, hàng hóa, số lượng, giá, Incoterms, shipment, payment, chứng từ, điểm mơ hồ.
Không sửa thay người dùng. Chỉ chỉ ra dữ liệu thiếu và câu hỏi cần hỏi.

Lỗi thường gặp

Nhìn tổng tiền nhưng không đọc Incoterms.
Thấy T/T là nghĩ đã rõ payment.
Không kiểm địa điểm sau Incoterms.
Không kiểm PI với khả năng cung cấp chứng từ.
Không lưu version PI cuối cùng sau khi buyer sửa.

Bài tiếp theo nên đọc

Sau PI, bạn cần hiểu bộ chứng từ cơ bản. Chứng từ là cách thương vụ được chứng minh bằng dữ liệu, không chỉ là giấy tờ để lưu.