Proforma Invoice: nội dung cần có trước khi buyer chốt đơn
Cấu trúc Proforma Invoice trong xuất khẩu, các trường bắt buộc, điểm cần khớp với hợp đồng/chứng từ và checklist trước khi gửi buyer.
Proforma Invoice dùng để làm gì
Proforma Invoice, thường gọi là PI, là chứng từ thương mại sơ bộ dùng để xác nhận nội dung giao dịch trước khi phát hành Commercial Invoice chính thức. Trong nhiều thương vụ, PI là căn cứ để buyer đặt cọc, mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu, xin phê duyệt nội bộ hoặc xác nhận đơn hàng.
PI không nên được xem là một mẫu giấy cho có. Nếu PI sai hoặc thiếu, các bước sau như hợp đồng, L/C, booking, invoice, packing list và B/L rất dễ lệch theo.
PI khác gì Commercial Invoice
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| Thời điểm | Trước khi giao hàng/chốt đơn | Khi giao hàng/lập bộ chứng từ |
| Vai trò | Báo giá xác nhận, căn cứ đặt cọc/mở L/C | Chứng từ thương mại chính thức |
| Dữ liệu | Có thể còn dự kiến | Phải khớp hàng thực giao |
| Rủi ro | Sai PI kéo sai hợp đồng/L/C | Sai invoice ảnh hưởng hải quan/thanh toán |
Các trường nên có
| Nhóm | Trường cần có |
|---|---|
| Thông tin hai bên | Seller, buyer, địa chỉ, tax/company number nếu cần |
| Thông tin PI | PI number, date, validity, reference inquiry/quotation |
| Hàng hóa | Product name, specification, grade/model, HS code dự kiến nếu dùng |
| Số lượng | Quantity, unit, tolerance nếu có |
| Giá | Unit price, total amount, currency |
| Incoterms | Điều kiện, địa điểm Incoterms, phiên bản Incoterms nếu cần |
| Giao hàng | Port of loading, port of discharge/destination, lead time, shipment schedule |
| Đóng gói | Packing, carton/pallet/container loading nếu cần |
| Thanh toán | Payment term, bank charges, deposit/balance, bank details nếu được phép |
| Chứng từ | Bộ chứng từ seller cung cấp |
| Điều khoản khác | Warranty, claim, inspection, force majeure, note về cước/giá nếu có |
Điểm cần khớp với các chứng từ sau
PI thường trở thành “nguồn dữ liệu gốc” cho cả shipment. Vì vậy nên kiểm ngay:
- Tên seller/buyer có dùng đúng pháp nhân không?
- Mô tả hàng có đủ để về sau đưa vào invoice, packing list, B/L và C/O không?
- Incoterms có địa điểm rõ chưa?
- Payment term có đủ cụ thể không: bao nhiêu phần trăm, khi nào trả, bằng phương thức nào?
- Port, lead time và shipment schedule có thực hiện được không?
- Chứng từ cam kết có đúng năng lực cung cấp không?
Checklist trước khi gửi PI
- PI number và date đã có quy tắc đặt số chưa?
- Quote validity còn hợp lý không?
- Giá đã được duyệt nội bộ chưa?
- Cước, insurance, local charges nếu nằm trong giá đã có nguồn cập nhật chưa?
- Payment term đã được finance/manager đồng ý chưa?
- Bank details có được xác minh và kiểm soát chống giả mạo chưa?
- Chứng từ buyer yêu cầu có làm được và kịp deadline không?
- Có ghi điều kiện thay đổi giá/cước nếu cần không?
AI hỗ trợ được gì
AI có thể biến inquiry và cost sheet thành PI draft, kiểm PI thiếu trường nào, tạo email gửi PI cho buyer và so sánh PI với hợp đồng hoặc Commercial Invoice. Không nên để AI tự tạo số tài khoản ngân hàng, điều khoản pháp lý phức tạp, HS code cuối cùng hoặc cam kết chứng nhận chưa có.
Prompt mẫu
Bạn là trợ lý export sales. Hãy tạo bản nháp Proforma Invoice từ thông tin dưới đây.
Yêu cầu:
- Nếu thiếu thông tin, ghi rõ "Cần bổ sung", không tự bịa.
- Tách các phần: seller/buyer, goods, quantity, price, Incoterms, shipment, payment, documents, notes.
- Chỉ ra 5 rủi ro cần kiểm trước khi gửi buyer.
- Không tự điền bank details nếu không được cung cấp.
Dữ liệu:
[Dán inquiry, báo giá, điều kiện thương mại đã ẩn danh]Lỗi thường gặp
- PI ghi Incoterms nhưng thiếu địa điểm.
- Mô tả hàng quá ngắn, về sau không khớp invoice/C/O.
- Payment term viết chung chung như “T/T” nhưng không ghi tỷ lệ và thời điểm trả.
- Cam kết chứng từ buyer yêu cầu mà chưa kiểm khả năng xin/cấp.
- Không kiểm PI với operations trước khi buyer mở L/C.