Shipment deadline tracker: ETD, ETA, cut-off, free time và ngày xuất trình

Vì sao cần deadline tracker

Nhiều lỗi XNK không đến từ việc không biết nghiệp vụ, mà đến từ việc quên deadline. Một lô hàng có thể có rất nhiều mốc: cargo ready date, booking cut-off, SI cut-off, VGM cut-off, CY/CFS closing, ETD, ETA, deadline C/O, ngày B/L, presentation period, free time đầu nhập và ngày thanh toán.

Nếu các mốc này nằm rải rác trong email, Zalo, file Excel và trí nhớ cá nhân, rủi ro phát sinh phí hoặc trễ chứng từ rất cao.

Các mốc cần theo dõi

Nhóm	Deadline	Vì sao quan trọng
Chuẩn bị hàng	Cargo ready date	Quyết định có kịp booking không
Booking	Booking cut-off	Trễ có thể mất chỗ
Cảng/kho	CY/CFS closing	Trễ là rớt tàu
Chứng từ vận tải	SI cut-off	Trễ/SI sai kéo sai B/L
Container	VGM cut-off	Thiếu VGM có thể không được load
Tàu	ETD/ETA	Theo dõi lịch giao và chứng từ
Chứng từ	C/O, insurance, certificate deadline	Cần kịp gửi buyer/ngân hàng
L/C	Latest shipment date, expiry, presentation period	Ảnh hưởng thanh toán
Đầu nhập	Free time, dem/det/storage	Tránh phí phạt
Thanh toán	Deposit, balance, release condition	Tránh release khi chưa an toàn

Cấu trúc tracker tối thiểu

Cột	Nội dung
Shipment ID	Mã lô hàng nội bộ
Buyer/Supplier	Đối tác
Product	Hàng hóa
Incoterms	Điều kiện giao hàng
Payment term	Điều khoản thanh toán
Owner	Người phụ trách
Milestone	Tên mốc
Deadline	Ngày/giờ hạn
Source	Booking, L/C, email, forwarder, hợp đồng
Status	Not started, waiting, done, delayed, risk
Risk level	Low/Medium/High/Critical
Next action	Việc cần làm

Cách vận hành hàng ngày

1. Mỗi lô hàng có một shipment ID.
2. Khi có booking hoặc hợp đồng, tạo tracker ngay.
3. Mỗi deadline phải có owner rõ.
4. Mốc nào liên quan L/C, cut-off, free time hoặc release phải được đánh dấu rủi ro cao hơn.
5. Cập nhật tracker ít nhất mỗi ngày làm việc trong giai đoạn hàng chuẩn bị chạy và trước ETA.
6. Sau khi hoàn tất, lưu tracker vào shipment file để hậu kiểm.

Checklist cập nhật tracker mỗi ngày

• Có shipment ID, owner và status mới nhất cho từng lô đang mở.
• Deadline mới từ booking, L/C, forwarder, hãng tàu, buyer hoặc broker đã được nhập kèm nguồn.
• Mốc trong 48 giờ tới được đánh dấu risk level và có next action.
• Các thay đổi ETD/ETA/vessel/voyage được cập nhật sang chứng từ và thông báo cho bên liên quan.
• Payment/release condition được kiểm cùng logistics, không theo dõi tách rời.
• Free time đầu nhập, D/O, thông quan và kế hoạch kéo hàng được nhìn trước ETA.
• Việc quá hạn có owner chịu trách nhiệm và thời điểm follow-up tiếp theo.

Cảnh báo rủi ro nên đặt

• SI cut-off còn dưới 24 giờ nhưng chưa có dữ liệu final.
• Latest shipment date gần hơn ETD dự kiến.
• Hàng đã ETD nhưng chưa có draft/final B/L.
• ETA còn dưới 5 ngày nhưng chứng từ nhập chưa đủ.
• Free time sắp hết nhưng chưa có kế hoạch lấy hàng.
• Balance payment chưa nhận nhưng buyer yêu cầu release.

AI hỗ trợ được gì

AI có thể đọc email/booking/L/C dạng text để trích deadline, tạo bảng tracker, phân loại rủi ro và soạn nhắc việc. AI không nên tự thay đổi deadline nếu chưa xác minh nguồn, vì một ngày sai có thể gây rớt tàu hoặc mất quyền thanh toán.

Prompt mẫu

Bạn là trợ lý theo dõi shipment. Hãy trích toàn bộ deadline từ dữ liệu dưới đây.

Output dạng bảng gồm:
- Milestone
- Deadline
- Nguồn thông tin
- Owner đề xuất
- Risk level
- Next action
- Câu hỏi cần xác nhận

Không tự suy diễn ngày nếu input chưa ghi rõ. Nếu ngày/giờ thiếu timezone hoặc chưa rõ, đánh dấu "Cần xác nhận".

Lỗi thường gặp

• Chỉ theo dõi ETD/ETA, bỏ quên cut-off và presentation period.
• Không cập nhật khi tàu delay hoặc đổi vessel/voyage.
• Không gắn owner nên ai cũng nghĩ người khác đang xử lý.
• Không lưu nguồn deadline, đến lúc tranh cãi không biết căn cứ từ đâu.
• Không cảnh báo free time đầu nhập cho buyer/import team.